Politique de confidentialité

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Saula est [nom de la personne responsable de la protection des renseignements personnels], [titre de la personne responsable]. Vous pouvez la joindre à [courriel dédié à la protection des renseignements] ou par la poste au siège de l'entreprise ([adresse du siège]). En attendant la désignation définitive, écrivez à bonjour@saula.ca.

Chaque clinique qui utilise Saula désigne aussi sa propre personne responsable ; ses coordonnées figurent dans les paramètres de la clinique et peuvent être communiquées à ses clients.

• Compte professionnel : nom, courriel, profession, numéro de permis, coordonnées de la pratique, signature numérisée, préférences.
• Abonnement : formule choisie, historique de facturation ; les données de carte sont traitées par le fournisseur de paiement, jamais conservées par Saula.
• Données techniques et de sécurité : journaux de connexion, adresse IP, type de navigateur, journal d'accès aux dossiers.
• Contenu clinique saisi par la clinique : identification des clients, motifs de consultation, notes, consentements, réponses aux questionnaires, rendez-vous, factures.
• Données brutes temporaires : enregistrements audio de dictée ou de séance (avec consentement) et leurs transcriptions, conservés hors du dossier et détruits automatiquement (voir la section « Conservation »).

Nous utilisons les renseignements uniquement pour :

• fournir le service : dossiers, agenda, rappels, facturation, documentation assistée, rapports ;
• assurer la sécurité du service et prévenir la fraude ;
• gérer votre abonnement et vous offrir du soutien ;
• respecter nos obligations légales ;
• améliorer le service à partir de statistiques d'utilisation agrégées, sans contenu clinique.

Nous ne vendons aucun renseignement. Nous n'utilisons pas le contenu clinique pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle, ni à des fins publicitaires ou de profilage. Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé n'est prise à votre sujet ou au sujet de vos clients.

En bref, selon la configuration actuelle du service :

• les dossiers et les fichiers sont hébergés à Montréal ;
• la transcription des dictées est faite par Amazon Transcribe (fr-CA) (Montréal (ca-central-1)) ;
• la rédaction assistée est confiée à un modèle d'IA (Claude (Amazon Bedrock) — us.anthropic.claude-opus-5-5) dont le traitement peut avoir lieu de façon passagère aux États-Unis, après pseudonymisation si la clinique la garde activée, sans conservation des données par le fournisseur du modèle ni entraînement.

Le tableau ci-dessous est généré à partir de la configuration actuelle du service. Certains traitements peuvent avoir lieu à l'extérieur du Québec, et même du Canada : ils sont signalés. Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) est requise avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec ; les cliniques reçoivent une trousse ÉFVP pré-remplie qui décrit ces flux pour la leur. ÉFVP de l'entreprise : [date et conclusions à indiquer avant la mise en service].

Composants de la plateforme

Modèle de langage : Données au repos au Canada ; l'inférence du modèle peut être traitée de façon transitoire aux États-Unis (us-east-1, us-east-2 ou us-west-2) par le profil d'inférence « us. », sans conservation par le fournisseur du modèle ni entraînement. Communication hors Québec et hors Canada à déclarer dans l'ÉFVP et dans le consentement à l'IA.

Communications hors Québec dans la configuration actuelle : modèle de langage. Les intégrations facultatives qu'une clinique choisit de connecter (agenda, vidéoconférence, paiements, comptabilité, télécopie) sont des sous-traitants supplémentaires, indiqués dans l'application et dans la trousse ÉFVP de la clinique.

Sous-traitants de l'entreprise Saula

Fournisseurs auxquels l'entreprise fait appel pour exploiter le service et gérer les abonnements, indépendamment des choix de chaque clinique. Toute modification de cette liste est annoncée aux cliniques avant qu'un nouveau sous-traitant ne reçoive des renseignements.

Saula est un outil de documentation et de gestion de pratique destiné aux professionnels de la santé et des services sociaux. Il ne pose aucun diagnostic, ne recommande aucun traitement et ne remplace pas le jugement clinique : toute sortie est révisée, modifiée au besoin et adoptée par le professionnel.

Saula sert à :

• Tenir le dossier (identification, notes, plans, consentements, documents) et l'agenda, facturer, préparer les rapports aux tiers payeurs.
• Rédiger des brouillons de notes à partir de la dictée du professionnel, avec renvoi aux sources ; le professionnel révise et signe chaque note.
• Administrer des questionnaires standardisés publiés (version électronique de questionnaires papier) et calculer leur score selon la grille et les seuils publics de l'instrument, affichés avec les réponses.
• Signaler au professionnel une réponse qui atteint un seuil publié de l'instrument (ex. un item désigné par l'auteur du questionnaire), sans interprétation propre.

Saula ne fait délibérément rien de ce qui suit :

• Aucun diagnostic, aucune hypothèse diagnostique générée par le logiciel.
• Aucune recommandation ni adaptation de traitement, aucun choix d'intervention proposé.
• Aucun score de risque propriétaire, aucune prédiction (rémission, rechute, risque suicidaire).
• Aucune surveillance continue d'un patient ni alerte fondée sur un signal physiologique, une image ou l'analyse de la voix.
• Aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (tri, refus ou orientation d'une personne).

Selon les lignes directrices de Santé Canada, un logiciel qui n'analyse ni image ni signal, qui affiche ou organise de l'information, qui soutient un professionnel sans remplacer son jugement et dont les résultats peuvent être revus de façon indépendante n'est pas un instrument médical ; les questionnaires convertis en format électronique en sont un exemple. Toute fonction prédictive ou de recommandation de traitement exigerait d'abord un avis réglementaire.

• Audio et transcriptions : détruits automatiquement au plus tard 48 heures après leur création, ou dès la signature de la note si la clinique active cette option.
• Dossiers cliniques : conservés selon les instructions de la clinique et les règles de son ordre professionnel (par exemple, au moins cinq ans après le dernier service pour les psychologues), puis détruits de façon sécuritaire.
• Compte et facturation : pendant l'abonnement, puis [durée à confirmer] pour répondre aux obligations comptables et fiscales.
• Journaux d'accès et de sécurité : [durée à confirmer].

Dans le logiciel : contrôle des accès selon les rôles (propriétaire, professionnel·le, stagiaire, adjoint·e), journal d'accès en ajout seulement, verrouillage des notes signées avec empreinte numérique, double authentification par application (TOTP) obligatoire pour tous les comptes en production, pseudonymisation des noms et identifiants connus du dossier avant le traitement par l'IA (réglage de la clinique, activé par défaut ; un nom jamais saisi au dossier peut subsister), séparation et destruction automatique des données brutes.

Hébergement : connexion chiffrée (TLS) imposée vers la base de données et fichiers chiffrés au repos avec une clé dédiée (SSE-KMS). Sauvegardes : PITR RDS chiffré KMS à Montréal, rétention 7 jours ; test de restauration trimestriel ; RPO 15 min, RTO 4 h

[Préciser les mesures organisationnelles, les tests et les audits prévus.]

Toute personne concernée peut, selon la loi :

• accéder aux renseignements qui la concernent et en obtenir une copie ;
• en demander la rectification s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer son consentement à une communication ou à une utilisation ;
• obtenir ses renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité) ;
• savoir qui a consulté son dossier, dans les limites prévues par la loi ;
• déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Pour vos renseignements de compte, écrivez à la personne responsable indiquée plus haut. Les clients d'une clinique adressent leurs demandes à leur professionnel·le ou à la clinique, qui demeure responsable du dossier ; Saulal'assiste pour y répondre. Nous répondons dans un délai de 30 jours. La clinique peut obtenir en tout temps un export complet de ses données dans un format structuré.

Tout incident est consigné dans un registre et évalué sans délai. Lorsqu'il présente un risque de préjudice sérieux, Saula avise la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et prend les mesures pour en réduire les conséquences. Pour les dossiers cliniques, Saula avise sans délai la clinique, qui a ses propres obligations de déclaration (notamment au ministre et à la Commission en vertu de la LRSSS), et l'assiste dans ses démarches.

Saula utilise uniquement les témoins nécessaires au fonctionnement du service, comme le témoin de session qui vous garde connecté·e. Aucun témoin publicitaire ni outil de suivi tiers n'est utilisé. [Mettre à jour si un outil de mesure d'audience est ajouté.]

Nous publierons toute modification sur cette page, avec sa date, et vous aviserons des changements importants. Version en vigueur : 2026-10-23. Pour toute question : bonjour@saula.ca. Voir aussi nos conditions d'utilisation.